quinta-feira, 3 de fevereiro de 2011

separe os papéis diários em arquivos ativos: contas a pagar,
recibos a entrar, dados para relatórios, papéis a arquivar ou
discutir com seu chefe ou seu cônjuge e ainda papéis a encaminhar
a outro departamento ou a outro membro da família. Abra pastas
suspensas para esses arquivos ativos e pendure-as numa caixa ou gaveta
especial para esse fim.
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Determine um lugar específico para as contas a pagar.
Idéias: crie um arquivo ativo para sua mesa de trabalho ou uma pasta
suspensa. Uma boa alternativa é arquivar todas as contas e os
respectivos recibos numa pasta do tipo sanfona, cujas divisões se
destinem a cada mês do ano.
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Torne mais fácil a tarefa de pagar as contas. Tenha sempre à
mão canetas, uma calculadora e um grampeador.
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Há um sistema simples de pagamento quinzenal de contas: arquive as
contas que devem ser pagas na segunda quinzena de cada mês numa pasta
com a etiqueta "a pagar entre 16º a 31º".
Faça o mesmo com as contas a pagar na primeira quinzena e coloque a
etiqueta "a pagar entre 1º e 15º". Arquive ambas numa pasta maior
com a etiqueta "Contas a Pagar" ou, se preferir, use uma pasta de dois
bolsos. Anote na agenda as datas de pagamentos das contas.



Classifique antes de arquivar. Coloque pastas suspensas numa caixa de
papelão especial para esse fim e arquive por categoria - seguros,
impostos e recibos, por exemplo. Cole uma etiqueta no alto de cada pasta
para identificar a categoria a que pertence. Depois de classificar todos
os seus papéis, transfira cada categoria para uma pasta mior já
existente. Esse sistema tem uma grande vantagem: é possível
selecionar seus papéis onde achar mais confortável e até na
frente da televisão - basta levar a caixa de papelão com você.
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*1- Lembre-se de que a razão principal para arquivar seus papéis
é a facilidade de encontrá-los quando for necessário. Quando
etiquetar uma nova pasta, pense numa palavra que defina os papéis que
vai arquivar ali. Mas não precisa pensar muito: a primeira palavra
que lhe vier à mente será provavelmente a melhor.
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*1- Não guarde seu testamento num cofre de segurança bancário
alugado apenas em seu nome. O cofre será selado em caso de morte, e
isso pode retardar a transferência de seus bens. Faça
fotocópias de seus arquivos domésticos e confie os originais a seu
advogado.
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*1- Evite colocar etiqueta "Diversos" em arquivos e pastas. Se o
conteúdo não tiver importância suficiente para merecer um
rótulo próprio, será melhor arquivá-lo em outra pasta - ou
talvez nem seja necessário guardá-lo.


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